Leistungsbeschreibung - steuercheck.net (Anlage 1)

1. Zweck

steuercheck.net ist eine webbasierte SaaS-Lösung zur strukturierten Erfassung und vorbereitenden Vorprüfung von Mandantenanfragen für Steuerkanzleien. Ziel ist die Reduktion von Rückfragen und manueller Sortierung durch strukturierte Datenerfassung, Dokumentenablage und priorisierte To-Dos.

2. Funktionsumfang

• Digitale Fragebögen für Mandanten
• Dokumenten-Upload (PDF, Scan, Foto) und strukturierte Ablage
• Automatisierte, regelbasierte Hinweise zu Vollständigkeit, Plausibilität, Fristen und Risiken (unterstützend)
• Fallübersicht mit fehlenden Unterlagen, kritischen Punkten und priorisierten To-Dos
• Team-Management sowie Rollen- und Berechtigungsverwaltung
• Dokumentation elektronischer Bestätigungen und Vereinbarungen (z. B. Zeitstempel, IP-Adresse, User-Agent, IDs, Hashwerte), sofern aktiviert
• Protokollierung von Zugriffen und Änderungen (Audit-Logs) zur Nachvollziehbarkeit und Sicherheit
• Technische Bereitstellung von Mandantenzugängen zur Einsicht in eigene Daten sowie zum Abruf und ggf. zur Löschung eigener Inhalte (Self-Service), sofern von der Kanzlei vorgesehen. Eine Bearbeitung, Aktualisierung oder ein Upload von Daten über den Mandantenzugang ist nicht vorgesehen; Nachreichungen erfolgen ausschließlich über von der Kanzlei bereitgestellte Fragebogen-Links.
• Versand technischer und inhaltlicher E-Mails (z. B. Einladungen, Benachrichtigungen, Dokumente), sofern zur Durchführung des Prozesses erforderlich

3. Nicht geschuldete Leistungen

• Keine Steuer-, Rechts- oder sonstige Fachberatung
• Keine Garantie auf Vollständigkeit, Aktualität oder Fehlerfreiheit automatisierter Hinweise
• Keine Erfolgsgarantie für Bearbeitungszeiten, Abschlussquoten oder Fristen-Compliance
• Kein Service-Level (SLA) oder bestimmte Reaktions- bzw. Wiederherstellungszeiten, sofern nicht ausdrücklich vereinbart

4. Verfügbarkeit & Wartung

Die Plattform wird grundsätzlich rund um die Uhr betrieben. Eine ununterbrochene Verfügbarkeit oder ein bestimmtes Service-Level wird nicht geschuldet, sofern nicht ausdrücklich vereinbart. Wartungen, Updates und Sicherheitsmaßnahmen können zu temporären Einschränkungen führen.

5. Support

Supportleistungen umfassen die Bearbeitung technischer und anwendungsbezogener Anfragen über die vom Anbieter bereitgestellten Kommunikationskanäle. Bestimmte Reaktions- oder Lösungszeiten sind nicht geschuldet, sofern nicht ausdrücklich vereinbart.

6. Kostenrelevante Ereignisse (Definitionen)

• Mitarbeiterkonto: Ein aktiv nutzbares Kanzlei-Nutzerkonto (login-fähig; nicht deaktiviert). Maßgeblich ist die Anzahl zum Beginn des Abrechnungszeitraums
• Einreichung: Das vollständige Beantworten und Abschicken eines Fragebogens durch einen Mandanten oder Interessenten an die Kanzlei - unabhängig davon, ob Dokumente hochgeladen wurden.
• Unterschriebene Vergütungsvereinbarung: Erfolgreich abgegebene und dokumentierte Vergütungsvereinbarung innerhalb der Plattform. Die Unterzeichnung ist erst möglich, nachdem alle vorgesehenen Dokumenten-Uploads vollständig abgeschlossen wurden.

7. Datenschutz / Rollenverteilung

Für die Verarbeitung von Mandantenfällen verarbeitet die ITax Solutions GmbH personenbezogene Daten regelmäßig als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Verantwortlich im datenschutzrechtlichen Sinne bleibt die jeweilige Kanzlei. Umfang und Zwecke der Verarbeitung ergeben sich aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

8. Änderungen der Leistungsbeschreibung

Der Anbieter ist berechtigt, diese Leistungsbeschreibung aus sachlichen Gründen (z. B. technische Weiterentwicklung, rechtliche Anforderungen) anzupassen, sofern dadurch der Vertragszweck nicht wesentlich beeinträchtigt wird.